Agentursoftware –
Freud und Leid

Ein Erfahrungsbericht

Ich kann mich noch genau daran erinnern, wie vor ca. 9 Jahren mein ehemaliger Chef kam und sagte, dass wir nun unsere Arbeiten genauestens dokumentieren sollten. Da fühlten sich besonders die Grafiker auf den Schlips getreten, man vermutete die vollkommende Kontrolle seitens der Geschäftsleitung. Reichte es denn nicht, dass man sich den A... aufriss und sämtliche Termine einhielt, dass man auch unter Zeitdruck kreativen Output lieferte? Nein, es reichte nicht, denn der Kostendruck machte auch vor den kreativen Werbern nicht halt und man musste schlicht schauen, ob der ganze Aufwand, den man betrieb, auch kostendeckend war.

Wir starteten seinerzeit mit der Agentursoftware entry.projekt und lernten mit der Zeit, dass diese Systeme nur dann realistische Zahlen auswarfen, wie auf der Seite der Mitarbeiter eingegeben wurden. Was so einfach klingt, ist im Alltag meist mit Hürden versehen. Wer will schon nach 10 Minuten Bearbeitung von Projekt XY eine Dokumentation im System vornehmen, wenn schon Projekt YZ ansteht? Also sammelten alle Mitarbeiter ihre Zeiten auf Zettelchen und gaben die Werte dann am Ende des Tages ein. Dass da vieles verloren geht, ist nicht verwunderlich. Abgesehen von den umständlichen Eingaben, war es dann auch der relativ teure Preis und die schleppenden Updates, die dann dazu führten, dass man sich von entry.projekt verabschiedete und zu Revolver wechselte.

Neues Spiel, neues Glück, wie man so sagt: Wir starteten hochmotiviert mit dieser neuen Agentursoftware. Die moderne Optik war schön und die Funktionen schienen sich wesentlich näher am typischen Agenturleben zu orientieren als wir das von der alten Lösung her gewohnt waren. Verschiedenen Ansätze sind möglich: entweder über Angebote eine Aufgabenverteilung vorzunehmen oder die Arbeiten durch die Projektleitung zentral an die Mitarbeiter zu verteilen. Das sieht zwar anfangs alles übersichtlich und strukturiert aus, womit die Software aber nicht umgehen kann, ist die Unplanbarkeit von kurzfristig eintreffenden Aufgaben. Wenn der Projektmanager am Montagmorgen alle Aufgaben hübsch verteilt hat, dann kann es sein, dass bis zum Abend schon wieder neue Aufgaben hinzu gekommen sind und dann passt die Auslastung nicht mehr. Auch Krankheitsfälle lassen sich schwer einplanen, ebenso wenig wie Kunden, die ihrerseits den Zeitplan um 14 Tage verschieben.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist eine unkomplizierte Eingabe der Stunden, das ist ein entscheidender Faktor für ein rentables Arbeiten in einer Agentur (wir erinnern uns an das Thema „Ausgabe von realistischen Daten bedingt entsprechende Eingabe" oder anders gesagt „Shit In – Shit Out"). Hier ist meiner Meinung nach auch Revolver noch nicht die optimale Wahl, ganz abgesehen davon, dass Anpassungswünsche von unserer Seite mit dem Verweis auf eine neue Version seitens der Entwicklungsabteilung abgeschmettert wurden. Das wurde irgendwann, nachdem sich hier monatelang nichts tat, zu einem echten Ärgernis. Die neue Version gibt es meines Wissens bislang immer noch nicht!

Nun bin ich mittlerweile selber Geschäftsführer einer kleinen Agentur und bin per Zufall auf KBMpro gestoßen. Dass der Hersteller nicht aus den großen Werbestädten wie Düsseldorf, Hamburg oder Frankfurt kommt, sondern aus einem der Werbewelt nicht bekannten Kaff namens Hilter, war mir persönlich äußerst sympathisch, aber das nur am Rande. Das eigentliche AHA-Erlebnis hatte ich beim Thema „Zeiteingabe". Kurz Projekt oder Kunde auswählen, Zeit per Dropdown auswählen, einmal bestätigen, fertig. So eine schnelle Lösung habe ich bislang bei keinem Anbieter gesehen. Wenn das so schnell und einfach funktioniert, werden auch alle Zeiten dokumentiert.

Obwohl das hier jetzt sehr simpel klingt, ist das aber eine Software, die extrem viele Funktionen bietet (deutlich mehr als alle anderen Systeme, mit denen ich gearbeitet oder die ich getestet habe). Einfach wird es dadurch, dass man den Funktionsumfang und auch das Erscheinungsbild der Software individuell anpassen kann. Zugegeben – auf den ersten Blick ist die grafische Gestaltung sehr zurückhaltend, es fehlen hübsche animierte Grafiken zu Gewinn- und Verlustrechnung, aber nach einer gewissen Zeit der Nutzung frage ich mich inzwischen: Braucht das wirklich irgendjemand?

Großer Unterschied zu meinen vorherigen Erfahrungen ist auch die Betreuung durch den Hersteller, der ursprünglich selber mal eine Internetagentur war. Das merkt man auch schon in der ersten Schulung, die man bekommt: da sitzt dir jemand gegenüber, der den Alltag der Agenturen kennt und auch Tipps auf Lager hat, wie man die Tools effektiv nutzen kann.

Ein ausschlaggebendes Argument war das Thema Kosten. Zwar gibt es auch bei den großen Anbietern von Agentursoftware wie Quojob und Co. Mietmodelle, aber bei KBM pro gibt es gute Einstiegspreise, die auch das Budget kleinerer und mittlerer Agenturen bedienen.

Es mag sicher noch einige interessante Anbieter geben, die man sich mal anschauen könnte, allerdings: es fehlt die Zeit. Die meisten Agenturen machen „Agentursoftware" anfangs zum wichtigsten internen Projekt mit vielen Meetings, aber am Ende sind die Beteiligten dann oft nur noch genervt und es wird irgendeine Entscheidung getroffen, damit das Suchen endlich ein Ende hat.

Drei Aufgabenbereiche

• 1. Zeiteingabe: Ist das wichtigste Tool, um überhaupt abrechnen zu können. Je schneller eine Software hier ist, desto eher kann man davon ausgehen, dass eine realistische und zeitnahe (!) Eingabe seitens der Mitarbeiter erfolgt. Zeiterfassung ist die Basis für eine richtige Abrechnung und den Erfolg der Agentur!
• 2. Abrechnung: Eine Abrechnung sollte unter Berücksichtigung von gebuchten Zeiten sowie Fremdkosten unkompliziert und möglichst binnen weniger Minuten zu erstellen sein. Es ist nicht effektiv, für kleinere Projekte bis zu einer halben Stunde damit zu verbringen, Posten zusammenzusuchen.
• 3. Projektmanagement: Eine Ressourcenplanung wäre prima, funktioniert aber oft im Alltag nicht (siehe Unplanbarkeit). Wichtiger ist hier die Soll/Ist-Kontrolle sowie Alarmsysteme, ob Pauschal- oder Zeitetats eingehalten werden können.

Jeder muss sich am Ende selber ein Bild darüber machen, welche Agentursoftware passt und welche Schwerpunkte man setzen möchte. Es lohnt sich auch immer mal wieder ein Blick in mögliche Updates der Anbieter. Ist das letzte Update älter als ein Jahr heißt es „Vorsicht", denn dann scheint die entsprechende Entwicklungsabteilung zu schlafen.

Fragen stellen lohnt sich

Diese Checkliste ist vom oben genannten Anbieter, sie kann aber eine gute Hilfe für alle Anbieter sein. Es ist immer gut, einige Fragen stellen zu können. Was letzten Endes wichtig ist, muss jeder selber entscheiden – für den einen ist eine cloudbasierte Lösung selbstverständlich, der andere hätte gerne eine lokale Lösung usw.

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